Il rendiconto trimestrale nelle PMI
Il rendiconto trimestrale nelle pmi: fotografia obbligatoria dell’andamento aziendale – 1
Quando l’imprenditore, piccolo o
medio che sia, impara e si abitua a leggere i numeri che mostrano l’andamento
della propria azienda non riesce più a farne a meno.
Il rito della analisi numerica
diventa anzi un appuntamento irrinunciabile: con cadenza periodica, sia essa
mensile, bimestrale, trimestrale, i reparti amministrativi consegnano il Fascicolo
Informativo dell’andamento d’impresa (“Reporting Package”)
per esaminare, discutere e decidere l’andamento aziendale.
Predisporre il Reporting Package:
- È facile e costa poco;
- E’ essenziale per controllare come va la
propria azienda e anticipare per tempo le problematiche e
le possibili soluzioni; - Costituisce conforto per soggetti
quali banche, organi di controllo, ecc. che si sentono più rassicurati dalla
consapevolezza dell’imprenditore sulla situazione aziendale; - E’ un presupposto per attestare la sussistenza
degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati
alla natura dell’impresa e alle sue dimensioni, come previsto dalla Legge e
dall’Economia d’azienda.
Costruire il Reporting Package
è veramente facile e poco costoso quando il personale
amministrativo è dotato delle conoscenze e dell’elasticità indispensabili.
Anche se i dati inseriti nel
Package devono essere rigorosamente attendibili, la precisione richiesta non è
quella che caratterizza la costruzione del bilancio di fine anno: ai
responsabili amministrativi serve
abitudine e sicurezza nell’utilizzare stime ed acquisire con l’esercizio
la sensibilità per capire la ragionevolezza dei
valori del report.
Indispensabile è aver preliminarmente predisposto una
situazione economica previsionale per l’anno in corso, senza la quale il
processo di analisi e di controllo dei numeri effettivi è molto più debole.
E’ un processo che richiede un
minimo di esperienza ma che si impara molto in fretta utilizzando pochi e
rigorosi principi da seguire.
Molto utile, all’inizio, sarà
disporre di un sostegno formativo per cogliere le malizie e le scorciatoie per
arrivare ai risultati.
Nonostante le riserve dei più
esperti, molto utile è l’utilizzo di excel (o di fogli elettronici simili) per
la praticità ed immediatezza di utilizzo: in particolare per le (tante) medie e
piccole imprese che non dispongono di sistemi contabili complessi.
Un Reporting Package minimamente efficace dovrebbe:
- Essere predisposto con frequenza almeno
trimestrale; - Essere pronto non oltre 30/40 giorni
dalla fine del periodo rappresentato (il report a marzo 2020 deve essere
analizzato e discusso non oltre il 10 maggio); - E’ corredato da una breve parte illustrativa
dell’andamento aziendale intercorrente tra il periodo in corso e quello
precedente, individuando e commentando gli “Indici di
andamento aziendale” (K.P.I. Key
Performance Indicators) - Comprendere i seguenti prospetti
a.Stati patrimoniali dell’anno in corso, comparati all’anno precedente:
b. Conti economici dell’anno in corso comparati all’anno precedente e al conto economico previsionale
c. Flussi di cassa previsionali a seguire dodici mesi.
Questi prospetti si
caratterizzano per la facilità di predisposizione se la contabilità generale
della media/piccola impresa è aggiornata: disponendo della situazione contabile
trimestrale (“bilancio di verifica”) ed inserendo extra contabilmente in un apposito
foglio excel le principali stime (rimanenze, ammortamenti, ratei costo del
lavoro, imposte, ecc.) il gioco è fatto.
Il controllo della ragionevolezza
dei valori è agevole disponendo dei valori dell’anno precedente, e di quelli
previsti, entrambi utilizzabili a fini di comparazione.
Sul punto “previsioni”, gli
esperti sanno quanto sia complesso ed articolato il processo di costruzione di
un budget. Nel caso delle medie e piccole aziende, tuttavia, mostra l’utilità
di costruire schemi semplificati di budget, costituiti da modellizzazioni
aritmetiche facili da costruire con il foglio elettronico che, pur
semplificate, offrono comunque una buona chiave di analisi dell’andamento
aziendale e di come si sviluppino i valori d’impresa.
La difficoltà, in quanto richiede
più mestiere e conoscenza delle metodologie contabili, è costruire stati
patrimoniali previsionali: basterà predisporre un buon prospetto dei flussi di
cassa dispensandosi dalla previsione patrimoniale, tant’è che non ne prevediamo
l’inclusione nel package (per il principio di maggior costo dello strumento
rispetto all’utilità del medesimo).
Ultima notazione, dettata
dall’esperienza: i lettori del package tendono a concentrarsi sui conti
economici e meno sui valori patrimoniali.
E’ importantissimo invece saper
leggere unitariamente le informazioni: la situazione patrimoniale la
rappresentazione statica della ricchezza aziendale in una certa data, quella
reddituale mostra l’andamento dell’impresa in chiave dinamica.
I valori di stato patrimoniale e
di conto economico sono intimamente intrecciati, e se i valori sono coerenti
tra loro si ha un notevole rafforzamento della loro attendibilità, anche se,
peraltro, la lettura dei dati in questa chiave necessità di capacità specifiche
del lettore.
Nei prossimi articoli mostreremo:
- un
esempio/proposta di contenuto e forma di Reporting Package; - uno
guida per i commenti alla situazione trimestrale gli “Indici di andamento
aziendale” (K.P.I. Key Performance
Indicators) - come
predisporre un conto economico previsionale finalizzato al controllo; - come
costruire i prospetti trimestrali di stato patrimoniale e conto economico
partendo dalla situazione contabile; - come
costruire un prospetto dei flussi di cassa.