Come e perché confrontare tra loro i mesi

Nello scritto precedente si è cercato di mostrare l’importanza conoscitiva del confronto tra valori annuali. Si vuole ora declinare quanto sia rilevante l’utilizzo della stessa metodologia nel controllo di gestione riguardante più anni, attraverso i confronti infrannuali.

Nella figura che segue si riporta il “solito” schema di conto economico di lettura mensile (si vedrà poi come predisporlo).

Il prospetto mostra i conti economici mensili, da gennaio a giugno.

L’analista ogni mese procederà ad analizzare i dati e a confrontarli con quelli dei mesi precedenti: da questo confronto possono balzare all’occhio tantissime situazioni che meritano approfondimento per capirne le ragioni.

Esaminiamo il prospetto passo per passo.

Mese di gennaio: è il primo mese; potrebbe essere (e lo è) utile confrontare le incidenze con l’anno precedente (e, ancor meglio, con quelle del mese di gennaio dell’ anno precedente, come si vedrà più ampiamente in un prossimo articolo);
Mese di febbraio: le vendite sono leggermente diminuite (febbraio è più corto); incidenza costi variabili e livello mensile costi fissi costante; tutto normale.
Marzo: tutto normale.
Aprile: in questo mese si nota una situazione inattesa. I costi fissi industriali sono molto più elevati rispetto ai dati mensili precedenti. Ecco che l’analista attento dovrà indagarne i motivi, cercando di capire che tipo di maggiori costi siano stati sostenuti e perché. Si noti che l’anomalia è confermata dal ritorno alla stabilità che si manifesta a partire dal mese successivo.
Maggio: ulteriore anomalia, questa volta nelle incidenze dei costi variabili. L’incidenza percentuale dei materiali scende dal valore medio dei mesi precedenti (intorno al 30%) al minimo di 6,7%. Anche in questo caso urge un veloce approfondimento. I motivi possono essere diversi: leggendo però il dato dei consumi di materiali dei mesi successivi si intravede un aumento per poi tornare alla stabilità. La spiegazione potrebbe essere il travaso di valori tra un mese e l’altro dovuto ad errori di imputazioni contabili (per esempio, una fornitura di materiale avvenuta in maggio è stata erroneamente imputata al mese di giugno: ciò spiegherebbe perché l’incidenza dei materiali sulle vendite a maggio è più bassa per crescere a giugno).
E così via.

Il continuo confronto tra i valori mensili consente l’individuazione delle anomalie “in tempo reale”.

Per esempio, l’analista aziendale che all’inizio del mese di maggio vede l’anomalia dei costi fissi di aprile può intervenire subito per capire cosa sia successo. E, per inciso, se l’analista è anche il responsabile dei dati aziendali, può correggerli, se necessario, prima di trasmetterli alla propria Direzione.

Si può inoltre intuire la regioni di una delle regole più efficaci nel controllo dei dati aziendali: imporre sistemi di reporting mensile è molto efficace, soprattutto se i dati devono essere predisposti presto (si tenga presente che nelle grandi aziende è norma produrre i dati pochi giorni dopo la fine del mese). Se la frequenza è mensile e i termini sono stretti, è molto più complicato per i redattori dei prospetti “pilotare i dati”: lo puoi fare un mese, due mesi, ma poi le anomalie appariranno.

Un secondo aspetto da tener presente è che il “taglio” temporale delle analisi è altrettanto importante. E’ infatti possibile che certe correlazioni che non si notano a livello annuale o a livello mensile possano evidenziarsi con osservazioni su periodi diversi. Nell’illustrazione che segue si mostrano i dati, precedentemente visti a livello mensile, secondo rappresentazione “trimestrale”. Nel prospetto vengono evidenziate alcune anomalie che emergono in questa chiave rappresentativa, ma che sono sicuramente meno visibili nell’analisi mensile.

In sintesi, io consiglio agli analisti di costruire sistemi contabili in grado di riportare le informazioni a livello mensile, avendo cura però di rappresentarli con costanza anche su base trimestrale.

Ma come fare a procurarsi i dati?

Si riparta dai bilanci di verifica infrannuali. Ogni mese il bilancio di verifica aggrega i valori sommandoli progressivamente, come di seguito evidenziato.

Inserendo nel foglio Excel i valori progressivi, si predispone una cartella collegata che, per differenza, ricalcola i valori mensili:

gennaio mensile è uguale a gennaio cumulato
febbraio mensile è uguale a febbraio cumulato meno gennaio
marzo mensile sarà uguale a marzo cumulato meno febbraio cumulato.

Ultimo passaggio: inserire le incidenze percentuali.
Per la rappresentazione trimestrale, basta inserire un’ulteriore cartella, e sommare nel primo trimestre i valori mensili di gennaio, febbraio e marzo; e così via.
Si ricorda, infine, che l’esempio riportato è su dati di sintesi, ma nella realtà si opera a “cascata”, confrontando anche i dati analitici (si veda il seguente esempio preso da un caso reale).

(Per mettere alla prova le tue conoscenze, scarica il tuo FOGLIO EXCEL)