Dal bilancio di verifica al conto economico trimestrale: PRATICA PROFESSIONALE (2)
Esamineremo come passare da bilancio di verifica al conto economico seguendo queste fasi:
- Inserire in excel il bilancio di verifica
- Riclassificare il bilancio di verifica
- Confrontare i valori riclassificati degli anni precedenti con i valori contabili del periodo in corso e stimare gli “aggiustamenti” di periodo
- Inserire nel foglio excel gli aggiustamenti di periodo
- Predisporre il conto economico di periodo
Inserimento dei dati del bilancio di verifica
Il bilancio di verifica è uno dei documenti basilare del sistema di contabilità a partita doppia.
Esiste in tutti i sistemi contabili del mondo, siano essi elaborati mediante supporto elettronico o manuale, indipendentemente dalla denominazione assegnata (“bilancino”, “situazione contabile”, “trial balance” “saldenbilanz”, “balance de vérification”, “balance de comprobatiòn”).
Di forma libera (dipende dall’impostazione data alla contabilità) questo documento totalizza, in ogni caso, i totali dei movimenti di tutti i conti aziendali, economici e patrimoniali alla data specificata.
Per capire, si tratta di un prospetto ottenuto partendo dal terminale informatico della contabilità e premere il comando “elabora e stampa” il bilancio di verifica: il sistema contabile totalizza tutti i movimenti contabili immessi dagli addetti amministrativi (vendite, acquisti, incassi, pagamenti, ecc. ecc.) fino a quella data.
Una delle tante possibili forme di un bilancio di verifica è questa:
Per semplificare, tuttavia, ricorriamo ad un caso più gestibile che nulla toglie alla spiegazione, e che il lettore può scaricare cliccando qui.
Inserimento nel foglio elettronico dei i valori dei tre bilanci di verifica (due anni precedenti e periodo in corso), in una cartella “bilanci di verifica”
La prima fase è quella più lunga e defatigante, ma costituisce un passo essenziale.
Dopo aver ottenuto i bilanci di verifica “sottostanti” ai bilanci d’esercizio dei due anni precedenti, si copiano le descrizioni e i valori nella cartella del foglio elettronico denominata “bilanci di verifica”.
L’inserimento dei due esercizi precedenti consente una maggiore sensibilità dei confronti .
Si noti che i numeri accolti nei bilanci di verifica degli esercizi precedenti corrispondono a quelli dei bilanci definitivi: buona cosa è verificarne la “quadratura”, per esempio accertandosi che il risultato economico evidenziati nei bilanci di verifica corrispondano precisamente a quelli del bilancio d’esercizio.
Dopo aver inserito i valori dei due anni precedenti si inseriranno in excel i valori del bilancio di verifica del periodo osservato: si tratta dei valori ripresi dal sistema contabile, e che dovremo sistemare in modo da poter arrivare al risultato economico nei modi che andremo a descrivere.
Per procedere in modo efficace, si consideri quanto segue
- Inserire i valori con i segni della “partita doppia” i numeri in DARE (tipicamente i costi) con segno positivo; quelli AVERE (tipicamente i ricavi) con segno negativo; in questo modo tutte le somme siano algebriche e rendere più agevole trovare gli errori di inserimento e inserire le rettifiche extracontabili che illustreremo più avanti;
- Certi bilanci di verifica sono articolati in conti e sottoconti anche a 4 / 5 livelli; può essere che riflettere pedissequamente la struttura dei subtotali del bilancio verifica comporti sovrabbondanza di informazioni non necessarie: purtroppo solo la pratica aiuterà a capir subito i subtotali non rilevanti. Si cerchi all’inizio di arrivare ai totali che consentano di controllare che i numeri quadrino.
- Non si totalizzino dati / descrizioni direttamente in excel: così facendo diventa difficoltosissimo trovare eventuali errori
- Ci vuole pazienza: la prima volta che ho eseguito il procedimento in un caso pratico ho impiegato, dall’inizio alla fine più di due giorni di lavoro; lo stesso caso ora lo gestisco in meno di mezza giornata (e la fase più lunga è l’immissione dei dati).
ll lettore che preferisse saltare questo passo troverà l’esempio descritto già sviluppato nella cartella excel cliccando qui