Il rendiconto trimestrale nelle pmi: fotografia obbligatoria dell’andamento aziendale – 1
Quando l’imprenditore, piccolo o medio che sia, impara e si abitua a leggere i numeri che mostrano l’andamento della propria azienda non riesce più a farne a meno.
Il rito della analisi numerica diventa anzi un appuntamento irrinunciabile: con cadenza periodica, sia essa mensile, bimestrale, trimestrale, i reparti amministrativi consegnano il Fascicolo Informativo dell’andamento d’impresa (“Reporting Package”) per esaminare, discutere e decidere l’andamento aziendale.
Predisporre il Reporting Package:
- È facile e costa poco;
- E’ essenziale per controllare come va la propria azienda e anticipare per tempo le problematiche e le possibili soluzioni;
- Costituisce conforto per soggetti quali banche, organi di controllo, ecc. che si sentono più rassicurati dalla consapevolezza dell’imprenditore sulla situazione aziendale;
- E’ un presupposto per attestare la sussistenza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla natura dell’impresa e alle sue dimensioni, come previsto dalla Legge e dall’Economia d’azienda.
Costruire il Reporting Package è veramente facile e poco costoso quando il personale amministrativo è dotato delle conoscenze e dell’elasticità indispensabili.
Anche se i dati inseriti nel Package devono essere rigorosamente attendibili, la precisione richiesta non è quella che caratterizza la costruzione del bilancio di fine anno: ai responsabili amministrativi serve abitudine e sicurezza nell’utilizzare stime ed acquisire con l’esercizio la sensibilità per capire la ragionevolezza dei valori del report.
Indispensabile è aver preliminarmente predisposto una situazione economica previsionale per l’anno in corso, senza la quale il processo di analisi e di controllo dei numeri effettivi è molto più debole.
E’ un processo che richiede un minimo di esperienza ma che si impara molto in fretta utilizzando pochi e rigorosi principi da seguire.
Molto utile, all’inizio, sarà disporre di un sostegno formativo per cogliere le malizie e le scorciatoie per arrivare ai risultati.
Nonostante le riserve dei più esperti, molto utile è l’utilizzo di excel (o di fogli elettronici simili) per la praticità ed immediatezza di utilizzo: in particolare per le (tante) medie e piccole imprese che non dispongono di sistemi contabili complessi.
Un Reporting Package minimamente efficace dovrebbe:
- Essere predisposto con frequenza almeno trimestrale;
- Essere pronto non oltre 30/40 giorni dalla fine del periodo rappresentato (il report a marzo 2020 deve essere analizzato e discusso non oltre il 10 maggio);
- E’ corredato da una breve parte illustrativa dell’andamento aziendale intercorrente tra il periodo in corso e quello precedente, individuando e commentando gli “Indici di andamento aziendale” (K.P.I. Key Performance Indicators)
- Comprendere i seguenti prospetti
a.Stati patrimoniali dell’anno in corso, comparati all’anno precedente:
b. Conti economici dell’anno in corso comparati all’anno precedente e al conto economico previsionale
c. Flussi di cassa previsionali a seguire dodici mesi.
Questi prospetti si caratterizzano per la facilità di predisposizione se la contabilità generale della media/piccola impresa è aggiornata: disponendo della situazione contabile trimestrale (“bilancio di verifica”) ed inserendo extra contabilmente in un apposito foglio excel le principali stime (rimanenze, ammortamenti, ratei costo del lavoro, imposte, ecc.) il gioco è fatto.
Il controllo della ragionevolezza dei valori è agevole disponendo dei valori dell’anno precedente, e di quelli previsti, entrambi utilizzabili a fini di comparazione.
Sul punto “previsioni”, gli esperti sanno quanto sia complesso ed articolato il processo di costruzione di un budget. Nel caso delle medie e piccole aziende, tuttavia, mostra l’utilità di costruire schemi semplificati di budget, costituiti da modellizzazioni aritmetiche facili da costruire con il foglio elettronico che, pur semplificate, offrono comunque una buona chiave di analisi dell’andamento aziendale e di come si sviluppino i valori d’impresa.
La difficoltà, in quanto richiede più mestiere e conoscenza delle metodologie contabili, è costruire stati patrimoniali previsionali: basterà predisporre un buon prospetto dei flussi di cassa dispensandosi dalla previsione patrimoniale, tant’è che non ne prevediamo l’inclusione nel package (per il principio di maggior costo dello strumento rispetto all’utilità del medesimo).
Ultima notazione, dettata dall’esperienza: i lettori del package tendono a concentrarsi sui conti economici e meno sui valori patrimoniali.
E’ importantissimo invece saper leggere unitariamente le informazioni: la situazione patrimoniale la rappresentazione statica della ricchezza aziendale in una certa data, quella reddituale mostra l’andamento dell’impresa in chiave dinamica.
I valori di stato patrimoniale e di conto economico sono intimamente intrecciati, e se i valori sono coerenti tra loro si ha un notevole rafforzamento della loro attendibilità, anche se, peraltro, la lettura dei dati in questa chiave necessità di capacità specifiche del lettore.
Nei prossimi articoli mostreremo:
- un esempio/proposta di contenuto e forma di Reporting Package;
- uno guida per i commenti alla situazione trimestrale gli “Indici di andamento aziendale” (K.P.I. Key Performance Indicators)
- come predisporre un conto economico previsionale finalizzato al controllo;
- come costruire i prospetti trimestrali di stato patrimoniale e conto economico partendo dalla situazione contabile;
- come costruire un prospetto dei flussi di cassa.
