Il sistema informativo di ogni impresa dovrebbe mensilmente produrre un’informativa, in analisi e in sintesi, che mostri l’andamento dei valori del conto economico del periodo in corso.
Si vuole qui mostrare uno dei tanti schemi possibili per rappresentare i valori di conto economico del mese appena trascorso con confronto con i valori relativi allo stesso periodo dell’ anno precedente e i valori previsionali di budget.
Un prospetto completo è il seguente.
A livello di ogni mese, nell’esempio è “dicembre 2018”, si mostrano i valori del mese di dicembre, che vengono comparati ai valori di budget e ai valori del mese di dicembre dell’anno precedente.
Gli stessi valori vengono anche mostrati a livello progressivo, cioè quelli cumulati a partire dal mese di gennaio fino al mese di dicembre.
Questo tipo di prospetto sarà predisposto ogni mese, in modo che i decisori d’azienda siano in grado di capire come la loro impresa si sta muovendo.
Per poter redigere il prospetto è necessario disporre dei dati relativi:
- Valori mensili anno in corso;
- Valori mensili previsti a budget;
- Valori mensili anno precedente.
In un altro articolo, cui si rinvia, si è descritto come disporre dei dati mensili partendo dai valori di conto economico aggregato.
Si parta dal foglio Excel che riporta i valori di conto economico cumulato.
Si costruisce quindi un foglio excel con la stessa struttura di quello precedente ma che calcolo per differenza i valori mensili.
Ad esempio, le vendite mensili del mese di marzo sono calcolate dalla differenza fra vendite progressive al 31 marzo (nel prospetto pari a 3.535.00) e quelle al 28 febbraio (2.230.000): il valore delle vendite mensili è 1.305.000; e così via.
Si otterrà la seguente tabella:
Si procede allo stesso modo con i dati di budget, sia a livello mensile che cumulato:
Idem con i dati relativi all’esercizio passato:
Si disporrà quindi dei seguenti supporti di valori “base”:
- Prospetto valori cumulati fine mese anno in corso
- Prospetto valori mensili anno in corso
- Prospetto valori mensili budget anno in corso
- Prospetto valori cumulati fine mese budget anno in corso
- Prospetto valori mensili anno precedente
- Prospetto valori cumulati fine mese anno precedente
Si predisporranno quindi dodici tabelle, una per ogni mese dell’anno, in cui confluiranno i valori contenuti in ognuno dei prospetti appenna richiamati, come di seguito rappresentato.
Si fa presente, concludendo, che la costruzione del modello excel è molto veloce, a condizione di strutturare sia le tabelle di “input” che quelle di “output” in modo perfettamente speculare: osservando gli esempi presentati si noterà che tutte le tabelle mantengono lo stesso ordine nella presentazione dei valori.
Questa condizione, se rispettata, consente di usare i modo estremamente efficace le funzioni di “copia/incolla” del foglio elettronico.
Per poter osservare come è strutturato il foglio elettronico contenente la tabelle illustrate e quelli degli altri mesi dell’anno si può scaricare qui il FILE EXCEL.
